How To Type Formal Letter

Oké, even een anekdote. Ik herinner me nog goed dat ik ooit, als kersverse student, een bloedserieuze sollicitatiebrief moest schrijven. Ik bedoel, bloedserieus! Ik had het idee dat mijn toekomst ervan afhing (wat achteraf misschien een tikkie overdreven was, maar hé, zo voelde het!). Uren heb ik zitten zwoegen, woorden geschrapt en vervangen, en uiteindelijk een brief geproduceerd die zo stijf en formeel was dat hij bijna zelf kon gaan staan. Spoiler alert: ik kreeg de baan niet. Misschien had die brief iets minder... houtje-touwtje gemogen? Wat me brengt bij het punt: hoe schrijf je nu eigenlijk een fatsoenlijke, formele brief?

Het antwoord is eigenlijk niet zo eng als je denkt. Formele brieven zijn echt niet alleen voor advocaten en koningen. Soms moet je gewoon even netjes zijn. En geloof me, het kan best makkelijk zijn als je de basisregels kent. Dus, laten we er eens induiken, oké?

Waarom überhaupt een formele brief?

Even eerlijk, tegenwoordig lijkt alles via e-mail en appjes te gaan. Maar soms is een formele brief gewoon noodzakelijk. Denk aan:

• Sollicitaties (ja, ze bestaan nog!)
• Klachtenbrieven (hopelijk niet te vaak!)
• Officiële verzoeken aan instanties (zoals de gemeente of een bedrijf)
• Contracten en overeenkomsten (super belangrijk!)
• Een officiële opzegging (van een abonnement bijvoorbeeld)

Een formele brief toont respect, professionaliteit en laat zien dat je de zaak serieus neemt. En laten we eerlijk zijn, soms is het gewoon de juiste manier om iets aan te pakken. Een beetje ouderwets? Misschien. Effectief? Zeker weten! (Mits je het goed doet, natuurlijk. 😉)

De basisstructuur van een formele brief

Een formele brief heeft een vrij vaste structuur. Hou je eraan en je zit eigenlijk al goed! Zie het als een soort mal waar je jouw eigen woorden in kunt gieten. Hier komt-ie:

1. Jouw gegevens (afzender)

Bovenaan links (of rechts, afhankelijk van je layout - daarover later meer) zet je je eigen gegevens. Denk aan:

• Volledige naam
• Adres
• Postcode en woonplaats
• Telefoonnummer (optioneel, maar handig)
• E-mailadres (ook optioneel, maar tegenwoordig bijna onmisbaar)

Tip: Check of je gegevens up-to-date zijn! Je wilt niet dat je brief ergens belandt waar je niet meer woont... Dat zou nogal awkward zijn.

2. De gegevens van de ontvanger

Onder jouw gegevens (met een kleine witregel ertussen), zet je de gegevens van de ontvanger. Precies hetzelfde als hierboven, dus:

• Naam van de contactpersoon (als je die weet, anders de naam van de afdeling of organisatie)
• Functie (indien bekend)
• Adres
• Postcode en woonplaats

Let op: Wees hier uiterst precies. Een verkeerde naam of adres kan je brief vertragen of zelfs helemaal niet aankomen.

3. Plaats en datum

Rechtsboven (of onder de gegevens van de afzender, afhankelijk van je layout), noteer je de plaats en datum waarop je de brief schrijft. Bijvoorbeeld:

Amsterdam, 26 oktober 2023

Even een taaldingetje: In het Nederlands schrijf je de datum voluit (dus niet 26-10-2023). En let op de spatie tussen de plaatsnaam en de komma! Kleine dingen, maar het maakt wel een verschil.

4. Betreft-regel (onderwerp)

Onder de gegevens van de ontvanger, zet je de betreft-regel. Dit is een korte omschrijving van waar je brief over gaat. Bijvoorbeeld:

Betreft: Sollicitatie naar de functie van Marketing Assistent

Of:

Betreft: Klacht over de geleverde dienst

Belangrijk: Houd het kort en bondig! De betreft-regel moet in één oogopslag duidelijk maken waar je brief over gaat.

5. Aanhef

Hier begint de 'echte' brief. De aanhef is cruciaal voor de toon van je brief. Kies de juiste aanhef, afhankelijk van wie je aanschrijft. En nee, "Hey!" is geen optie. 😉

• Zeer geachte heer/mevrouw [achternaam], (Dit is de meest formele optie. Gebruik dit als je de naam van de contactpersoon weet.)
• Geachte heer/mevrouw, (Ook formeel, maar iets minder stijf. Gebruik dit als je de naam van de contactpersoon niet weet.)
• Geachte heer [achternaam], (Als je weet dat je een man aanschrijft)
• Geachte mevrouw [achternaam], (Als je weet dat je een vrouw aanschrijft)
• Aan de directie, (Als je een brief naar de directie van een bedrijf stuurt, zonder specifieke contactpersoon)

Pro-tip: Probeer altijd de naam van de contactpersoon te achterhalen! Het is persoonlijker en laat zien dat je moeite hebt gedaan. LinkedIn is je vriend!

6. De brief zelf (de inhoud)

Nu komt het belangrijkste: de inhoud van je brief! Hier vertel je wat je wilt zeggen. Enkele tips:

• Wees duidelijk en to the point. Draai niet om de hete brei heen. Mensen hebben geen tijd om raadsels op te lossen.
• Gebruik correct Nederlands. Fouten zijn not done! Laat je brief nalezen door iemand anders als je twijfelt.
• Houd de toon professioneel en beleefd. Zelfs als je een klacht hebt. Boos schrijven leidt zelden tot een goed resultaat.
• Structureer je brief in alinea's. Eén alinea per onderwerp. Dit maakt je brief overzichtelijk en makkelijk leesbaar.
• Gebruik actieve zinnen. "Ik heb de brief geschreven" is beter dan "De brief is door mij geschreven".

Denk na over de structuur: Begin met een inleiding waarin je de reden van je brief uitlegt. Vervolgens geef je de details en argumenten. Eindig met een duidelijke conclusie of een verzoek om actie.

7. Afsluiting

De afsluiting is net zo belangrijk als de aanhef. Kies een passende afsluiting voor de toon van je brief. En ook hier geldt: "Groetjes!" is echt niet de bedoeling. 😉

• Hoogachtend, (Dit is de meest formele optie. Gebruik dit als je de aanhef met "Zeer geachte heer/mevrouw" is.)
• Met vriendelijke groet, (Iets minder formeel, maar nog steeds geschikt voor de meeste situaties.)
• Met vriendelijke groeten, (Ook prima, maar iets minder gangbaar.)

Let op de komma! Achter de afsluiting hoort een komma. En zet je naam daaronder.

8. Handtekening

Print je brief uit en zet je handtekening tussen de afsluiting en je getypte naam. Als je de brief digitaal verstuurt, kun je een digitale handtekening toevoegen. Of, in sommige gevallen, gewoon je naam typen.

9. Bijlagen (optioneel)

Als je bijlagen meestuurt, vermeld dit dan onderaan de brief. Bijvoorbeeld:

Bijlage: Curriculum Vitae

Of:

Bijlagen: Curriculum Vitae, Motivatiebrief

Zorg ervoor dat je de bijlagen daadwerkelijk meestuurt! Anders sta je mooi voor joker.

Lay-out en opmaak

De lay-out van je brief is ook belangrijk. Een overzichtelijke en professioneel ogende brief maakt een betere indruk. Enkele tips:

• Gebruik een zakelijk lettertype. Denk aan Times New Roman, Arial of Calibri.
• Gebruik een lettergrootte van 11 of 12 punten.
• Zorg voor voldoende witruimte. Drukke, volgepakte brieven zijn onprettig om te lezen.
• Gebruik een correcte uitlijning. De meeste formele brieven worden links uitgelijnd.
• Kijk naar voorbeelden. Er zijn genoeg voorbeelden van formele brieven online te vinden. Laat je inspireren!

Tip: Gebruik een briefpapiersjabloon in Word of een ander tekstverwerkingsprogramma. Dit zorgt voor een consistente en professionele uitstraling.

Taalgebruik en stijl

Last but not least: de taal en stijl van je brief. Houd het correct, beleefd en professioneel. Vermijd:

• Slang en spreektaal.
• Afkortingen (tenzij algemeen bekend).
• Emoticons en emoji's. (Echt niet!)
• Te lange en ingewikkelde zinnen.
• Vage formuleringen.

Wees positief en constructief. Ook als je een klacht hebt, kun je dit op een nette en respectvolle manier uiten.

Conclusie

Het schrijven van een formele brief hoeft echt geen rocket science te zijn. Met de juiste structuur, lay-out en taalgebruik kom je al een heel eind. En vergeet niet: oefening baart kunst! Hoe meer formele brieven je schrijft, hoe makkelijker het wordt. Dus, ga ervoor en maak indruk met je professionele schrijfvaardigheden!

En mocht je nu denken: "Pfff, dit is toch allemaal wel veel werk...", bedenk dan dat een goede formele brief je echt kan helpen om je doelen te bereiken. Die baan, die klacht afgehandeld, dat officiële verzoek ingewilligd... Het kan allemaal! Dus, investeer die tijd en moeite. Het loont de moeite, echt waar. Succes!